Met de verhuurmodule kun je uitgebreider factureren dan met de uitleenmodule. Zo kun je vooraf een factuur maken voor een aanbetaling/reservering en borg. Achteraf kun je de borg dan verrekenen met eventuele extra kosten.
Om de verhuurmodule te kunnen gebruiken, moeten vooraf een aantal zaken worden ingesteld.
Instellen
Stap 1: Sjablonen aanmaken
Er moeten 3 sjablonen worden aangemaakt: Een sjabloon voor de borgfactuur, een sjabloon voor de facturatie van de verhuur vooraf en een sjabloon voor de facturatie als het verhuurvoertuig retour komt.
Deze sjablonen worden straks de factuurteksten bij de verschillende stappen in de verhuur.
Ga voor het aanmaken van de sjablonen in je menu naar "Magazijn" en kies dan voor "Onderhoudsbeurten"
Klik op de knop "Nieuw" om een nieuwe onderhoudsbeurt aan te maken.
Door tekstregels toe te voegen, in combinatie met databasevelden, kun je sjabloon naar wens opstellen.
Doe dit voor alle 3 de benodigde sjablonen. De aangemaakte onderhoudsbeurten, zien er dan als volgt uit:
Stap 2: Verhuurovereenkomst opstellen
Om de verhuurovereenkomst op te stellen, kies je in het menu voor "Relaties" en dan "tekstverwerker".
In de tekstverwerker, kun je de overeenkomst opstellen naar eigen inzicht. Met de hulp van de database-velden, kan de verhuurovereenkomst worden gepersonaliseerd. Onderstaand een voorbeeld:
Kies na het opstellen van de overeenkomst voor "Opslaan" en geef het bestand een naam (bijvoorbeeld "huurovereenkomst"
Stap 3: Artikelen aanmaken
In de artikellijst moeten nu artikelen worden aangemaakt voor:
- borg
- Als je werkt met een vaste prijs: dag- week- of kilometerprijs (als je werkt met prijzen die per week verschillen, stel je die bij stap 4 per voertuig in)
Let bij het aanmaken van het artikel op het invullen van de gewenste grootboekrekening.
Maak je ook gebruik van de voorraadbeheer-module? Klik dan onder het tabblad "Bestelgegevens" het vinkje "Geen voorraadartikel" aan:
Stap 4: Voertuigen instellen voor verhuur
Bij de voertuiggegevens, kun je aangeven of een voertuig gebruikt kan worden voor de verhuur.
Ga naar de voorraadlijst of historielijst en zoek het gewenste voertuig op. Onder het tabblad "technisch" kun je aangeven of een voertuig gebruikt kan worden voor verhuur- of uitleenacties:
Werk je met verschillende prijzen per week (bijvoorbeeld omdat voertuigen in het vakantieseizoen voor een hogere prijs verhuurd worden), dan kun je dat instellen door achter het kopje "verhuurauto" te klikken op het euro-teken €
In het scherm dat dan opent, kun je de gewenste prijzen invoeren. Dit hoeft niet voor ieder voertuig helemaal handmatig. Je kunt prijzen kopieren vanaf andere voertuigen, of een exceloverzicht importeren.
Als je hier geen prijzen invoert, zal het systeem rekenen met de prijzen zoals je die in stap 3 hebt aangemaakt.
stap 5: Plansoort aanmaken
Klik linksonderin je scherm op het tandwieltje en kies voor "Instellingen"
Kies voor "Agenda & planning" en vervolgens voor het 2e tabblad "Plansoorten"
Klik op de knop "toevoegen"
Geef de plansoort een naam en klik in het pull-downmenu bij het kopje "soort". Hier kies je voor "Verhuur"
Je kunt nu een kleur toewijzen aan de plansoort door te klikken in het vakje kleur
Als je vervolgens bij "onderhoudsbeurt" de in stap 1 aangemaakte "sjabloon Borg" toevoegt, zal het systeem een borgfactuur aanmaken, zodra je een verhuuractie inplant.
Zodra je op "opslaan" klikt, wordt de zojuist aangemaakte plansoort bewaard.