Inleiding
Deze snelle start is gemaakt om enkele basishandelingen eenvoudig uit te leggen. De tutorial beschrijft maar een heel klein deel van het totale programma AutomaaT GO. Voor vragen over dingen in deze tutorial, maar zeker ook met vragen over dingen die niet in de tutorial beschreven staan, kunt u altijd bellen met onze helpdesk op nummer 0341-355855. Wij staan u daar graag te woord. Aarzel dus niet om te bellen wanneer u even vastloopt of iets niet helemaal duidelijk vindt.
Handigheidjes om te weten
Functietoetsen
Handig in AutomaaT GO zijn de functietoetsen. Deze functietoetsen zijn door het hele pakket te gebruiken, ook wanneer u ergens middenin zit, bijvoorbeeld een factuur. Met deze toetsen kunt u bijvoorbeeld met F6 direct alle informatie van een klant/voertuig opzoeken. Met F7 kunt u snel zoeken naar een leverancier, met F9 naar een artikel.
Functies voor snelle correcties
In diverse menu’s zijn correctie-functies aanwezig. Deze kunt u herkennen aan de drie puntjes boven op elkaar. Vervolgens openen de verschillende mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld in de afbeelding hiernaast in de afbeelding weergegeven.
Werkbonnen en offertes
Werkbonnen maken, bewerken en factureren
Werkbonnen en offertes worden allemaal gemaakt via het werkbonnen-overzicht. U klikt op 'Werkplaats' bovenin de menubalk en vervolgens op 'Bonnen en offertes'. Hier vindt u een overzicht van alle huidige werkbonnen, offertes en (indien u de module “planning heeft) planningen voor vandaag. U kunt eenvoudig een nieuw item aanmaken door op de regel '+ Nieuwe werkplaatsbon' te klikken. Indien u een item wilt openen of wijzigen kunt u op het te wijzigen item in de lijst klikken en zal het item geopend worden. Heeft u een lange lijst met werkplaatsbonnen of offertes? Boven de werkplaatsbonnen en offertes heeft u in het balkje ‘filter’ de mogelijkheid om in de lijsten snel te zoeken. Zo hoeft u niet de hele lijst door te scrollen.
Snel raadplegen of APK afmelden
U kunt APK afmelden of een voertuig raadplegen zonder een werkplaatsbon aan te maken. Deze mogelijkheid vindt u onder de kop ‘Diensten’, bij Werkplaats > Bonnen en offertes.
Direct een factuur maken
Indien u direct een factuur wilt maken, zonder werkbon vooraf, kiest u in het menu Werkplaats direct voor Facturatie. U vindt dit onder Werkplaats > facturatie.
Werken in de facturering
In de facturering heeft u een compleet overzicht van de werkbon/factuur welke u aan het maken bent. Wanneer u klikt op Werkplaats > facturatie zal AutomaaT GO eerst vragen aan welke klant u de factuur wilt richten. Ook kunt u hier kiezen voor Passant.
Zijbalk
Heeft u een klant (of passant) gekozen, dan komt u in het facturatiescherm. Aan de linkerkant vindt u de relatie- en autogegevens. Door hierop te klikken openen deze gegevens en vindt u nog meer informatie. Ook vindt u in de linkerzijbalk de RDW-functies Raadplegen en APK Afmelden. Via de knop Externe Koppelingen kunt u naar een webshop van uw grossier toe gaan om daar onderdelen te selecteren. Deze onderdelen kunt u vervolgens meenemen naar de werkbon.
Inhoud
U kunt eenvoudig inhoud aan de factuur toevoegen door op de werkbalk te klikken op het soort inhoud dat u wilt toevoegen.
Tevens kunt u op uw toetsenbord de [T] voor een tekstregel intypen, of de [A] voor een (vreemd) artikel. Op deze manier hoeft u het aanklikken van de knoppen bovenin het scherm overslaan. Bij de keuze voor artikel kunt u zelf kiezen of u een artikel uit uw magazijn pakt of dat u een artikel handmatig invoert (bijvoorbeeld in het geval van een vreemd artikel). Ook geeft u aan waarop u het artikel wilt boeken en kunt u aangeven of u, in het geval van een autofactuur, het artikel intern boeken (bijvoorbeeld als kosten op een voorraadauto). Intern boeken kunt u doen door het vinkje ‘intern’ aan te zetten. Door op een regel in de factuur te dubbelklikken kunt u deze bewerken en aanpassen. Ook kunt u de knop ‘bewerken’ bovenin uw scherm gebruiken.
Klaar
Indien uw werkplaatsbon/factuur klaar is kunt u de knop Afronden klikken. Vervolgens kiest u wat voor document u hiervan wilt maken. Wanneer u de factuur opslaat als werkbon of factuur zal in een volgend scherm nog de eigenschappen van de factuur gevraagd worden en kunt u bijvoorbeeld een SMS naar de klant sturen dat zijn auto klaar staat.
Autofacturen en offertes
Indien u de module ‘autoverkoop’ heeft, kunt u gebruik maken van de autofacturatie. Het maken van autofacturen en -offertes gaat hetzelfde als bij de werkbonnen en werkplaatsfacturen, echter gaat u hiervoor naar het menu-item Verkoop. Zodra u klikt op ‘nieuwe order’ voor het maken van de autofactuur kunt u de klant kiezen waar u de factuur voor maakt. Vervolgens zal het programma automatisch vragen om de verkochte auto. U kunt er voor kiezen om de verkoopprijs direct in dit scherm in te voeren, of dat u eerst het bedrag voor de auto nog leeg laat om aan het einde het te betalen afgesproken bedrag onderaan de factuur in te voeren (zodat het programma de bedragen terugrekent). In verband met regels van de Belastingdienst kunt u niet meerdere verkoopauto’s op één autofactuur invoeren.
Klaar
Indien u klaar bent met de autofactuur klikt u op de knop [Afronden]. Hierna kunt u kiezen of u de factuur wilt Factureren, een Proefprint te maken of te stoppen zonder opslaan.
Planning gebruiken
De planning in AutomaaT GO is eenvoudig te gebruiken. U kunt met behulp van vooraf gedefinieerde planningssoorten snel een planning aanmaken. In de planning heeft u een direct overzicht over wat er reeds gepland is. Ook van de uitleenauto’s kunt u direct zien of ze nog vrij zijn.
Planning aanmaken
Indien u een planning wilt aanmaken dubbelklikt u op de dag dat u de planning wilt aanmaken. Daarna zal het programma automatisch vragen om welke relatie en voertuig het gaat. Ook kunt u direct artikelen toevoegen aan de planning. Deze worden later automatisch meegenomen naar de werkbon/factuur. Tevens kunt u direct een werkplaatsbon aanmaken behorend bij de planning, door onderaan de te maken planning het vinkje bij ‘maak werkbon’ aan te zetten.
Boekhouding bijhouden
Een groot voordeel van AutomaaT GO is de mogelijkheid om gebruik te maken van de compleet geïntegreerde boekhouding, welke is toegespitst op het gebruik in de automotive sector. Hierdoor houdt de interne boekhouding bijvoorbeeld rekening met eventuele marge-BTW en de globalisatie hiervan. In AutomaaT GO wordt, bij installatie, uw eigen rekeningschema ingesteld. Wilt u deze nog aanpassen dan is dat altijd mogelijk. Neem voor hulp hierbij contact op met onze helpdesk.
Rekening inboeken
Rekeningen kunt u eenvoudig inboeken in AutomaaT GO. U gaat hiervoor naar Financieel -> Rekening inboeken. Het programma zal hierbij vragen om de leverancier, maar u kunt deze vraag ook overslaan wanneer u rekeningen van bijvoorbeeld Go2UBL wilt inlezen. Vervolgens kunt u de gegevens van de rekening (nummer en datum) invoeren en de mutaties toevoegen. Meer informatie over rekeningen inboeken vind je hier.
Mutaties toevoegen
Via de knop ‘Mutaties’ in het rekening inboeken-scherm voert u de inhoud van de rekening in. Hier kiest u de grootboekrekening (via […] krijgt u een lijst) en vult u het bedrag in. U kunt kiezen om het bedrag inclusief of exclusief BTW in te voeren, waardoor het programma het bedrag, indien nodig, terugrekend.
Ook kunt u deze rekening als kosten op de auto boeken. Denk bijvoorbeeld aan spuitkosten op een voorraadauto. Een regel bewerken doet u door dubbel op deze regel te klikken of bovenin de knop ‘bewerken’ aan te klikken wanneer u op de juiste regel staat. Wanneer u de complete rekening klaar hebt klikt u op [Verwerken] bovenin uw scherm en zal de rekening toegevoegd worden aan uw boekhouding.
Bankafschrift inboeken
Een bankafschrift inboeken gaat grotendeels op dezelfde manier als een rekening inboeken. U gaat hiervoor echter naar Financieel -> Mutaties invoeren. Hier kiest u allereerst het dagboek. Na het kiezen van het dagboek kunt u ook kiezen om een bankafschrift te importeren. Hiervoor download u een CAMT053-bestand bij uw bank, waarna u deze kunt uploaden in AutomaaT GO. Hierna zal AutomaaT GO automatisch proberen de regels te matchen met de openstaande posten. Regels die niet gematcht kunnen worden krijgen een kleurtje en dient u handmatig bij te werken. Meer informatie over mutaties invoeren vind je hier.
Meer informatie
Deze tutorial beschrijft maar een heel klein deel van het totale programma AutomaaT GO. Voor vragen over dingen in deze tutorial, maar zeker ook met vragen over dingen die niet in de tutorial beschreven staan, kunt u altijd bellen met onze helpdesk op nummer 0341-355855. Wij staan u daar graag te woord. Aarzel dus niet om te bellen wanneer u even vastloopt of iets niet helemaal duidelijk vindt.